Flexibilität ist gefragt: Neue Arbeitsräume steigern den Gesamterfolg

Zusammenarbeit war nie einfacher als in Zeiten der Digitalisierung. Zumindest scheint es so. Cloudsysteme schaffen eine neue räumliche und zeitliche Flexibilität. Sie stellen den klassischen Arbeitsplatz im Büro und geregelte Arbeitszeiten infrage und fordern von KMU eine Auseinandersetzung mit den neuen Möglichkeiten. Wo und wann findet eigentlich Arbeit statt? Wie wollen wir zukünftig zusammenarbeiten?

Die gute Nachricht ist, dass digitale Kollaborationswerkzeuge wie Teams, Slack oder Zoom unsere Kommuniation sowie Koordination vereinfachen und uns produktiver machen. Beispielsweise lösen Chatfunktionen wie Skype das klassische Telefon am Arbeitsplatz ab und die Mitarbeitenden sind auch ausserhalb des Büros stets füreinander erreichbar. Die schlechte Nachricht ist, dass der Einsatz von digitalen Kommunikationswerkzeugen neue Medien- und Technikkompetenzen erfordert. Mitarbeitende benötigen Zeit und Energie, um sich neue Verhaltensweisen und Routinen anzueignen. Dazu gehört ein professionelles Changemanagement.

Die Auseinandersetzung mit einer Strategie für innovative Arbeitsräume und flexible Arbeitsformen setzt zugleich auch eine Auseinandersetzung mit der eigenen Unter-nehmenskultur voraus. Räume prägen unsere Arbeitsabläufe und Verhaltensweisen und sind ein wichtiger Teil der Kultur. Hinzu kommt, dass wir grundsätzlich sehr viel Zeit in Arbeitsräumen verbringen. Deren Macht ist somit nicht zu unterschätzen. Räumliche und zeitliche Flexibilität befähigen Mitar-beitende, sich persönlich auszutauschen, neue Ideen zu entwickeln und in schnelleren Feedbackloops zusammenzuarbeiten (1).

Die Herausforderungen am Markt zeigen, dass bereits über ein Viertel aller KMU Mühe hat, geeignete Kandidaten zu finden (2). Junge Talente suchen Flexibilität in der Arbeitsgestaltung. Im Fachkräftemangel zeigen sich also jene KMU wettbewerbsfähig, die ihren Mitarbeitenden räumliche und zeitliche Flexibilität gewähren. Kommt dazu, dass die sogenannten agilen Arbeitsweisen den wirtschaftlichen Gesamterfolg eines Unternehmens steigern (BCG, Boos-ting performance through organization design, 2017) (3).
Nachfolgende Übersicht zeigt strategische Vor- und Nachteile innovativer Arbeitsräume und -formen und unterstützt KMU dabei, eine eigene Strategie zusammenzustellen.

Mehr Open Innovation

Zu Third Spaces gehören, in Anlehnung an die Begriffsdefinition des Soziologen Ray Oldenburg, alle Orte, die nicht im Büro des Unternehmens oder bei den Mitarbei-tenden zu Hause sind, wie Cafés, Lounges in Flughäfen oder Bahnhöfen oder Coworking Spaces. Third Spaces stehen in erster Linie für Vernetzung über Branchen, Disziplinen und Funktionen hinweg. Third Spaces bringen Menschen zusammen und ermöglichen so Open Innovation. Jede Begegnung steigert das Potenzial einer Innovation, wahre Bedürfnisse zu erkennen und zu befriedigen. In diesem Kontext sind vor allem Coworking Spaces sehr interessant. Basierend auf dem Konzept eines offenen Layouts ermöglichen sie ihren Mitgliedern, den Arbeitsplatz frei zu wählen. Profes-sionelle Coworking Spaces bieten meist auch formelle Meetingräume und Rück-zugszonen für ungestörtes Arbeiten oder ertrauliche Gespräche. Ein zentrales Element ist die Gemeinschaftsküche oder das Kaffee in den Coworking Spaces. Es erhöht die Wahrscheinlichkeit einer spontanen Begegnung. Arbeit findet eben nicht nur hinter dem Computer statt. Coworking Spaces kuratieren auch Angebote wie Kurse, Netzwerkveranstaltungen oder Festivals. Zusammengefasst, Third Spaces bringen drei strategische Vorteile: Gemeinschaft, Begegnungsräume und Veranstaltungsangebote. Heute ermöglicht erst eine Minderheit aller Schweizer KMU ihren Mitarbeitenden in Coworking Spaces tätig zu sein. Der Blick auf internationale Märkte zeigt aber, dass es in vielen Län-dern sehr etablierte und erfolgreiche Coworking Spaces gibt, beispielsweise Regus oder Wework.

Homeoffice als Work-Life-Integration

In vielen KMU hat sich das Arbeiten von zu Hause etabliert. In den meisten Fällen wird den Mitarbeitenden an einem Tag pro Woche das sogenannte Homeoffice ermöglicht. Das Homeoffice steht nach wie vor für die Vereinbarkeit von Familie und Beruf. So können Eltern beispielsweise einmal pro Woche die Wegzeiten sparen und über Mittag mit ihren Kindern essen. Doch das Homeoffice bietet einen weiteren Mehrwert, welcher mittlerweile von vielen Unternehmen strategisch eingesetzt wird: Das Homeoffice als persönlicher Rückzugsort für hochkonzentriertes Arbeiten. Diese Entwicklung wird auch im Flex-Work Survey 2016 der FHNW gezeigt. Die Studienteilnehmenden bestätigen, dass sie sich zu Hause zurückziehen, um fokussiert arbeiten zu können. Kritisiert werden hingegen jene Unternehmen, die individuelle Arbeit gezielt abschieben und den Mitarbeitenden keine Wahl lassen. Das SECO hat einen Ratgeber «Arbeiten zu Hause – Homeoffice» (2019) herausgegeben. Diese Broschüre (4) informiert aus arbeitsgesetzlicher Perspektive und klärt detailliert über Chancen und Risiken auf. Das Homeoffice ist eine besondere Herausforderung bezüglich mentaler und phy-sischer Gesundheit. Nicht selten verfügen die Mitarbeitenden zu Hause nicht über einen ergonomischen Arbeitsplatz oder fühlen sich schnell einsam.

Ort der Identifikation

Immer mehr KMU stellen von Einzelbüros mit persönlichen Arbeitsplätzen auf offene und gemeinsam genutzte Arbeitszonen um. Kostenseitig hat diese Umstellung meist einen positiven Effekt. Aber nicht nur, Mitarbeitende bewegen und begegnen sich deutlich mehr, was deren Dynamik und Kreativität positiv beeinflusst. Interessanterweise sind bereits heute zwei Drittel aller persönlichen Arbeitsplätze nicht täglich besetzt. Dieses Verhältnis wird mit zukünftig flexiblen Arbeitsmodellen wie Teilzeitarbeit, Jobsharing oder Jahresarbeitszeiten noch extremer. Einerseits lohnt es sich, Arbeitsplätze zu flexibilisieren, andererseits wird das Unternehmensbüro aufgrund der Digitalisierung und Flexibilisierung zum Ort der Begegnung und Identifikation. Mitarbeitende haben nach wie vor das Bedürfnis, ein eigenes Büro zu haben und sich im sogenannten Headquarter zu treffen und auszutauschen. Bereits heute arbeiten viele Teams mit agilen Arbeitsmethoden wie Scrum oder Design Thinking. Vermehrt sieht man innovative Workshop-Räume nebst klassischen Boardmeeting-Räumen.

Arbeiten von unterwegs

Insbesondere die konzeptionelle Wissensarbeit kennt keine klassischen Arbeitszeiten. Mitarbeitende haben auch auf dem Nachhauseweg oder in den Ferien Einfälle zu komplexen Fragestellungen. Das Hirn hält sich nicht an Arbeitszeiten. Die Hirnforschung zeigt, dass vor allem in Ruhephasen neue neuronale Netzwerke gebildet werden. Deshalb kommen die guten Ideen nicht in Seminarräumen, sondern irgendwann unter der Dusche. Unternehmen, die ihren Mitarbeitenden eine gewisse Flexibilität gewähren, profitieren wiederum von deren Einsatz ausserhalb der Arbeitszeiten. Der FlexWork Survey der FHNW zeigt, dass Mitarbeitende gerne von unterwegs arbeiten, weil es ihre Effizienz erhöht. Zu Stosszeiten verwandeln sich die SBB zum grössten Büro der Schweiz. Mobilflexibles Arbeiten entlastet wiederum die Bahn- und Strassen-infrastruktur und verhindert zusätzliche Leer- und Wartezeiten, da Meetings azyklisch geplant und durchgeführt werden können. Unternehmen mit mobil-flexiblen Arbeitsmodellen können Teil der Worksmart-Initiative (6) werden und auf deren Unterstützung zählen.

Transformation zu New Work

Damit die Transformation zu New Work gelingt, sind KMU gefordert, ihre eigene Strategie mit passenden Massnahmen zu entwickeln. Die Mischung an Arbeitsräumen und -formen wird je Unternehmen unterschiedlich ausfallen. Klar ist aber, dass eine gewisse Diversifikation stattfindet und dass es dazu Erfolgskriterien gibt. Entscheidend für den Gesamterfolg ist eine Kultur des Vertrauens und eine hohe Teamfitness bezüglich Medien und Technikkompetenz. Das letzte Jahrzehnt drehte sich um die Digitalisierung, im aktuellen hingegen finden wir soziale Innovationen und die Themen der Gesellschaft im Fokus. Dazu gehören flexible Arbeitsmodelle und neue Arbeitsräume. Diese Entwicklung wird wunderbar vom Begriff New Work beschrieben, welches in diesem Sinne kein Buzzword ist. Es steht für menschliche Bedürfnisse in Zeiten des Wandels der Arbeit.

(Erstpublikation: Zeitschrift «kmuRUNDSCHAU, 04/20»)

Anmerkungen

1. Coradi, 2015: Managing new workspaces for innovation and efficiency (in R & D): the case of integrated labs, shared zones and co-location, Annina Coradi, ETH Zürich, 2015
2. CS: https://www.credit-suisse.com/about-us-news/de/articles/news-and-expertise/swiss-smes-strategies-201708.html
3.  BCG: https://www.bcg.com/publications/2017/people-boosting-performance-through-organization-design.aspx 
4. SECO: https://www.seco.admin.ch/seco/de/home/Publikationen_Dienstleistungen/Publikationen_und_Formulare/Arbeit/ Arbeitsbedingungen/Broschuren/homeoffice.html  
5. Worksmart: https://work-smart-initiative.ch/de/